Съобщение за защита на личните данни на портала WiFi4EU
Съдържание
Европейските институции се задължават да защитават и зачитат неприкосновеността на личния ви живот. Европейската комисия и Изпълнителната агенция за иновации и мрежи (INEA) (съвместните администратори на данните)[1] събират и обработват лични данни в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни (отменящ Регламент (ЕО) № 45/2001).
В настоящото съобщение за защита на личните данни се обясняват причината за обработката на вашите лични данни, начинът, по който събираме, обработваме и осигуряваме защитата на всички предоставени лични данни, как се използва информацията и какви са правата ви по отношение на вашите лични данни. В него се посочват и координатите за връзка с отговорните съвместни администратори, пред които можете да упражните правата си, длъжностните лица за защита на данните и Европейския надзорен орган по защита на данните.
Настоящото съобщение за защита на личните данни се отнася до обработването на данни на портала WiFi4EU в контекста на инициативата WiFi4EU[2], ръководена от Европейската комисия3 и изпълнявана от INEA4 в качеството им на съвместни администратори на данните.
Целта на инициативата WiFi4EU е да се предостави на гражданите достъп до безплатен Wi-Fi на обществени места (например сгради на публичната администрация, училища, библиотеки, здравни центрове, музеи, обществени паркове и площади) в 8927 общини в Европа, за да могат по-добре да се интегрират на цифровия единен пазар.
Лицата, които предоставят данни за целите на тази инициатива, са служители или представители на кандидатите, бенефициерите и дружествата за инсталиране на Wi-Fi, които изпълняват определена роля в рамките на инициативата (субекти на данни).
Цел на операцията по обработване на данни: Целта на операциите по обработване на данни е подбор на бенефициери по WiFi4EU и дружества за инсталиране на Wi-Fi, предоставяне на ваучери и управление на споразумения за отпускане на безвъзмездни средства и последващи действия във връзка с тях, както и предоставяне на информация за инициативата WiFi4EU. Затова вие, като потенциален бенефициер или дружество за инсталиране на Wi-Fi, предоставяте на Европейската комисия и INEA информация чрез портала WiFi4EU. Тази информация, която включва лични данни, ще бъде обработвана от Европейската комисия и INEA за целите на изпълнението на инициативата.
INEA отговаря за следните операции по обработване, които включват лични данни, от момента на публикуване и отправяне на поканите нататък: регистрация, подаване на кандидатура, подбор, оценяване, предоставяне на ваучер, процедури за плащане и управление на договора. Като разпоредител с бюджетни кредити INEA обработва личните данни на законните представители/лицата за контакти на кандидатите и на дружествата за инсталиране на Wi-Fi (субекти на данните) на всички съответни етапи.
Комисията е собственик на системата на портала WiFi4EU и носи отговорност за инициативата от гледна точка на политиката. Тя може да обработва лични данни в рамките на покани с цел проверка на резултатите от дадена покана (например списък на спечелилите ваучер общини и списък на допустимите субекти), комуникация с кандидатите и бенефициерите във връзка с поканите, а освен това може да обработва лични данни с цел мониторинг и одит на изпълнението на инициативата. Комисията оценява администрирането на портала WiFi4EU, включително на личните данни на общините и дружествата за инсталиране на Wi-Fi по две основни причини:
1) проверка на изпълнението в периодите на отправяне на поканата и оценяване,
2) комуникационни дейности във връзка с WiFi4EU при извършване на конкретно действие в тази сфера, например интервю, пример за успех или по-общи дейности, отнасящи се до свързаността.
Списъкът на регистрираните общини се публикува на портала WiFi4EU. Освен това регистрираните общини имат достъп до информация за регистрираните дружества за инсталиране на Wi-Fi в своя регион. Статистически данни във връзка с поканата могат да се събират и споделят с представители на държавите от ЕС. Тези статистически данни включват лични данни.
Вашите лични данни няма да се използват за автоматизирано вземане на решения, включително профилиране.
Правното основание за дейностите по обработване е член 5, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) 2018/1725. Обработваме вашите лични данни, тъй като това е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес, а по-конкретно — управлението на инициативата WiFi4EU, както е посочено в Регламент (ЕС) 2017/1953 по отношение на насърчаването на свързаността с интернет в местните общности и както е предвидено от следните правни основания:
-) Решение на Комисията 2013/801/ЕС от 23 декември 2013 г. за създаване на Изпълнителна агенция за иновации и мрежи и за отмяна на Решение 2007/60/ЕО за създаване на Изпълнителна агенция за трансевропейска транспортна мрежа, изменено с Решение 2008/593/ЕО
-) Решение на Комисията (2018) 1281 final от 27.2.2018 г. относно изменение на Решение C(2013)9235 за делегиране на правомощия на Изпълнителната агенция за иновации и мрежи във връзка с насърчаването на свързаността с интернет в местните общности
Ние също така обработваме вашите лични данни, тъй като обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна, или за предприемане на действия по искане на субекта на данните преди сключването на договор, а именно споразумение за отпускане на безвъзмездни средства в контекста на инициативата WiFi4EU. Това се прави в съответствие с член 5, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) 2018/1725.
Когато става дума за обработване на вашите лични данни за целите на насърчаване на обща свързаност извън WiFi4EU, правното основание за дейностите по обработване е член 5, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕС) 2018/1725. Вашето съгласие винаги ще бъде искано преди такива дейности за насърчаване.
В този контекст правната рамка е Регламент (ЕС) 2017/1953 на Европейския парламент и на
Съвета от 25 октомври 2017 г. за изменение на регламенти (ЕС) № 1316/2013 и (ЕС)
№ 283/2014 по отношение на насърчаването на свързаността с интернет в местните общности.
Личните данни, които се събират и обработват, са:
4.1 За регистрирани субекти / кандидати / бенефициери (законни представители или лица за контакти):
• Собствено име
• Фамилно име
• Официален адрес
• Организация/отдел
• Език
• Профил в EULogin
• Длъжност/функция
• Електронен адрес
• Телефон
• Копие на лична карта/паспорт или друг документ, който може да ги замени, например шофьорска книжка
• Копие на подписа
В кандидатурата трябва да има копие на лична карта/паспорт, за да се провери дали собственото и фамилното име на законния представител на регистрираната община / кандидата / бенефициера съответстват на информацията, предоставена във формулярите, попълнени във фазата на регистрация. В случаите, когато се налага по-задълбочена проверка, е възможно и по време на проверките за приемливост и допустимост и на управлението на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, извършвани от INEA, да се провери дали подписът на личната карта/паспорта е същият като този на сканирания формуляр. Затова минималните изисквания са името на законния представител, номерът на документа и подписът да бъдат четливи/ясно видими върху копието на личната карта/паспорта. Трябва да изтриете или направите нечетливи оставащите лични данни, които не са необходими, преди да качите копието на личната карта/паспорта на портала WiFi4EU.
4.2 За дружества за инсталиране на Wi-Fi (законни представители и лица за контакти):
• Собствено име
• Фамилно име
• Официален адрес
• Организация/отдел
• Език
• Профил в EULogin
• Длъжност/функция
• Електронен адрес
• Телефон
• Данни за финансова идентификация, необходими за плащане
За целите на регистрацията на портала и участието в поканите по WiFi4EU е задължително предоставянето на личните данни на поне един член на персонала или представител на регистрирани субекти/кандидати/бенефициери/дружества за инсталиране на Wi-Fi така, както е посочено в настоящото съобщение за защита на личните данни.
Съвместните администратори и обработващите данните ги съхраняват само толкова време, колкото е необходимо за целите на събирането или последващата обработка.
Що се отнася до информацията относно бенефициерите, които получават финансиране от ЕС, личните данни, включени в документи, свързани с управлението на кандидатурите/безвъзмездните средства, се съхраняват за срок от 10 години след приключване на действието, както е посочено в общия за Комисията списък за съхранение на преписки на Европейската комисия (CRL, реф. SEC(2019)900/2). Личните данни на представителите на дружествата за инсталиране на Wi-fi също се съхраняват за срок от 10 години след вземането на решение за предоставяне на ваучери в рамките на последната покана. Този срок на съхраняване се смята за необходим за целите на контрола и одита.
В съответствие с този общ списък за съхранение на досиета личните данни, които са свързани само с регистрация или с неуспешни кандидатури, се съхраняват в рамките на 5 години след приемането на решение за предоставяне на ваучери във връзка с дадена покана.
Всички лични данни в електронен формат (електронни писма, документи, бази данни, качени групи от данни и т. н.) се съхраняват на сървърите на Европейската комисия или на сървърите на работещите с нея изпълнители, които съблюдават строги мерки за сигурност, за да защитят неприкосновеността на съответните електронни активи. Всички операции по обработване се извършват съгласно разпоредбите на Решение (ЕС, Евратом) 2017/46 на Комисията от 10 януари 2017 г. относно сигурността на комуникационните и информационните системи в Европейската комисия. Вашите лични данни не се предават на трети страни.
Работещите с Комисията изпълнители са обвързани с конкретна договорна клауза за всякакви операции по обработване на вашите данни от името на Комисията, както и със задълженията за поверителност, произтичащи за техните държави членки от Общия регламент относно защитата на данните (ОРЗД Регламент (ЕС) 2016/679).
За да защити вашите лични данни, Комисията е въвела редица технически и организационни мерки.
• Техническите мерки включват подходящи действия за гарантиране на сигурността онлайн, за справяне с рисковете от загуба на данни, промяна на данните или неправомерен достъп, като се отчитат рисковете, свързани с обработването и естеството на обработваните лични данни.
• Организационните мерки включват предоставяне на достъп до личните данни единствено на оправомощени лица със законна необходимост да бъдат осведомени за целите на процеса на обработване.
Правата на достъп и проверките са защитени чрез EU Login профили с пароли, предоставени само на лицата, които имат право на достъп до определени документи (управление на поканата, управление на безвъзмездните средства и др.) с оглед на тяхната обработка.
Достъп до вашите лични данни се предоставя само на служителите на Комисията и INEA, отговарящи за извършването на операцията по обработване на данните, и на упълномощени служители въз основа на принципа „необходимост да се знае“. Тези служители работят при спазване на законоустановените правила, а при необходимост — и на допълнителни споразумения за поверителност.
По конкретен повод и единствено за засегнатите общини — когато някои общини не отговарят на електронни писма, изпратени във връзка с подбора, предоставянето на ваучери или изпълнението в рамките на поканите — Европейската комисия може да предостави достъп на представителите на съответните държави от ЕС чрез Механизма за свързване на Европа до личните данни на представителите на техните общини (имена и служебни координати за връзка), за да могат те да се свържат с въпросните представители във връзка с изпълнението на WiFi4EU.
Достъп може да бъде предоставен на ИТ разработчици на изпълнителите, които отговарят за разработването на портала, и служители на бюрото за помощ на изпълнителите, които отговарят за управлението на бюрото за помощ и действат като обработващи лица от името на Комисията.
Събраните лични данни могат да бъдат предоставени на службите на Комисията, които отговарят за последващите проверки, без да се засяга евентуалното им предаване на органите, които са натоварени със задачи в областта на мониторинга или инспекцията в съответствие с европейското право (OLAF, Европейска сметна палата, омбудсман, Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД), Служба за разследвания и дисциплинарни въпроси на Комисията (IDOC), Съд на Европейския съюз и Служба за вътрешен одит на Комисията).
Личните данни могат да бъдат регистрирани в системата за ранно откриване и отстраняване (EDES) от Комисията, ако бенефициерът се намира в една от ситуациите, споменати в член 136 и член 141 на Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046 (Финансов регламент).
За повече информация, моля, посетете:
http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_en.cfm.
Като „субект на данни“ вие имате специални права по смисъла на глава III (членове 14—25) от Регламент (ЕС) 2018/1725, по-специално право на достъп, коригиране или изтриване на вашите лични данни и право на ограничаване на обработването на данните. Когато е приложимо, имате също така право да възразите срещу обработването или право на преносимост на данните.
Вие имате право да възразите срещу обработването на вашите лични данни, което се извършва законно в съответствие с член 5, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) 2018/1725 (вж. раздел 3).
Тези права обаче могат да бъдат ограничени съгласно съответните вътрешни правила за ограничаване на правата на субектите на данни и да бъдат упражнявани само в определени моменти от време и при условията, посочени в съответните процедури (напр. преди крайния срок за подаване на кандидатура), за да се защитят правата на други субекти на данни и да се спазят принципите на равно третиране на кандидатите и тайната на разискванията. Правото на коригиране може да се прилага само за фактически данни и доколкото това е в съответствие с Финансовия регламент.
За да се вземе решение относно упражняването на правата на субектите на данни, се извършва оценка на всяко отделно искане и се посочват основанията за съответното решение, като се вземат предвид видът на съхраняваната информация и наличието на приложими изключения от вътрешните правила.
Ограниченията ще продължат да се прилагат, докато основанията за тях продължават да важат, и могат да бъдат премахнати, ако тези основания престанат да важат или ако упражняването на ограниченото право вече не би оказало отрицателно въздействие върху приложимата процедура или върху правата или свободите на субектите на данни.
Можете да упражните правата си, като изпратите електронно писмо с исканите от вас промени на един от съвместните администратори чрез функционалната пощенска кутия, посочена подолу в раздел 9.
Вашите данни ще бъдат изменени или премахнати при първа възможност и в рамките наймного на 20 работни дни.
(i) Съвместни администратори на данните:
Ако желаете да упражните правата си съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 или ако имате коментари, въпроси или притеснения, или ако желаете да подадете жалба във връзка със събирането и използването на личните ви данни, моля, не се колебайте да се свържете със съвместните администратори чрез тази връзка:
Бюро за помощ за WiFi4EU – https://europa.eu/european-union/contact/write-to-us_bg
(ii) Длъжностно лице по защита на данните (ДЛЗД) на съвместните администратори:
Във връзка с въпроси, свързани с обработката на вашите лични данни съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725, можете да се свържете с:
- длъжностното лице по защита на данните на Европейската комисия на адрес: DATA-PROTECTION- OFFICER@ec.europa.eu), или
- длъжностното лице по защита на данните на INEA на адрес: INEADPO@europa.eu.
(iii) Европейски надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД)
Имате право да се обърнете към Европейския надзорен орган по защита на данните (т.е. можете да подадете жалба) на адрес edps@edps.europa.eu, ако смятате, че вашите права съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните ви данни от съвместните администратори.
Длъжностното лице по защита на данните (ДЛЗД) на Комисията публикува регистър на всички операции по обработване на лични данни от страна на Комисията, които са документирани под формата на запис и за които ДЛЗД е било уведомено. За достъп до регистъра използвайте следния адрес: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Настоящата специфична операция по обработване е включена в публичния регистър на ДЛЗД под следния референтен номер: DPR-EC-00792: Портал WiFi4EU
Настоящата специфична операция по обработване също така е включена в централния публичен регистър на INEA под следния референтен номер: INEA-2019-/C-PROG-05
[1] Администраторите на данни (Европейската комисия и INEA) съвместно определят целите и средствата за обработване на вашите лични данни в рамките на инициативата WiFi4EU.
[2] https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/wifi4eu-bezplaten-internet-za-evropeycite?lang=bg 3 ГД „Съобщителни мрежи, съдържание и технологии“ (CNECT), отдел CNECT.B.5. 4 INEA, Отдел C05.